Strategische Planung

Falls Promaco Conventions als PCO (Professional Conference Organiser) ernannt wird, wird Promaco Conventions einen Strategie- und Risikoeliminierungsplan für die bevorstehende Veranstaltung schaffen. Promaco wird dem Konferenzausschuss auch einen vorgeschlagenen Zeitplan und einen Aktionsplan zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass wichtige Marketingtermine und andere Meilensteinereignisse erfüllt werden. Promaco Conventions verfügt über eine gut etablierte Lieferantenbasis, die nicht nur bei der Einhaltung von Terminen behilflich ist, sondern auch mit jedem Budget arbeitet und bei Bedarf flexibel ist.

Ermittlung & Management des Veranstaltungsors

Promaco Conventions ist mit vielen Veranstaltungsorten in der Schweiz vertraut. Wir holen das beste Angebot für Sie heraus und versichern Ihnen, dass die Konferenzanforderungen in Bezug auf die Räume, den Zugang, die Verpflegung und die technischen Aspekte einschliesslich der audiovisuellen Anforderungen erfüllt werden.

Konferenzpromotion

Damit jedes Produkt erfolgreich ist, sind das Publizieren und das Marketing essenziell. Promaco Conventions hat durch regelmässiges Marketing über Internet, Direct Mailing, Werbung in Fachzeitschriften und Direktauftritten bei Konferenzen eine gute Bilanz in Bezug auf den Anstieg der Teilnehmerzahlen.

Umfassender Sekretariatsservice

Der Event Manager steht jederzeit zur Verfügung, um mit dem Konferenzausschuss in Verbindung zu treten, an allen Sitzungen teilzunehmen und bei Bedarf Berichte über alle Angelegenheiten zu erstellen; einschließlich Zeitplan und Budget. Promaco Conventions wird einen elektronischen Ordner einrichten, welcher für alle beteiligten Personen zugänglich ist, damit jederzeit auf die aktuell benötigten Dokumente zugegriffen werden kann. Der Ausschuss hat auch die Möglichkeit einen Zugangscode zur Registrierungssoftware zu erhalten, um so alle Berichte mit Live-Daten herunterladen zu können.

Registrierung von Teilnehmern

Die korrekte Registrierung von Eventteilnehmern ist der zentrale Punkt jeder Konferenz und dies von der Erstellung der Website bis hin zum Tag der Konferenz. Alle Registrierungsdetails einschließlich Workshops, Empfehlungen, Touren etc. werden durch das Registrierungssystem verarbeitet, so dass dem Ausschuss regelmäßige Berichte zur Verfügung gestellt werden können.

Programmdesign

Promaco Conventions ist der Ansicht, dass es wichtig ist, dass sie am Konferenzprogramm beteiligt sind und dass ihre Erfahrungen genutzt werden, vor allem in Bezug auf die Referenten und die gesellschaflichen Aspekte der Veranstaltung. Dies kann ohne professionelle Führung ein kritischer Bereich sein.

Sponsoring / Messe

Dies ist ein zentraler Teil der Konferenz und der Messeaussteller. Den Sponsoren muss besondere Beachtung geschenkt werden. Abhängig von der Anzahl der Aussteller wird ein Grundriss entworfen, der jedem Aussteller eine passende Position zur Präsentation verleiht.

Das Promaco Conventions‘ Sponsoring-Progamm sowie die entsprechende Entwicklung und Umsetzung trägt dazu bei, dass die Sponsorengelder für die Veranstaltung maximiert werden.

Gesellschaftliche Veranstaltungen / Networking

Die Entwicklung und das Management von gesellschaftlichen Programmen, welche Abendessen und/oder spezielle Veranstaltungselemente beinhalten können, sind eine zentrale Stärke von Promaco Conventions. Zudem kümmern wir uns auch um das Programm für die Begleitpersonen und geben Empfehlungen für Aktivitäten ab, welche den Partnern angeboten werden können. Die Programmunterlagen von Promaco Conventions enthalten Details von gesselschaflichen Veranstaltungen und Exkursionen.

Abstract Management

Promaco Conventions hat umfangreiche Erfahrungen im Bereich des Abstract Management und managte Konferenzen mit weit über 500 Abstracts. Das Management von Abstracts und dessen Überprüfung erfordert strikte Zeitrahmen und eine strenge Überwachung der Gutachter, damit ein erfolgreiches Konzept für die Konferenz garantiert werden kann.

Reise & Unterkunft

Für alle Besucher und Gäste der Konferenz organisieren und buchen wir die Unterkunft.

Promaco Conventions verhandelt und kreiert ein Unterkunftspaket, welches Optionen von 3-Sterne bis 5-Sterne Hotels sowie Appartment-Möglichkeiten enthält. Alle Unterkünfte sind sehr zentral zum Tagungsort gelegen und (wenn möglich) in unmittelbarer Nähe zum öffentlichen Verkehr.

Kontakt zu den Referenten

Promaco Conventions setzt sich mit den Referenten in Verbindung, sobald sie vom Organisationskomitee genehmigt wurden, um sicherzustellen, dass die Kontaktdaten korrekt sind und um die Präsentationsdetails (Zeit, Datum, Ort) zu überprüfen. Promaco Conventions bietet Service vor Ort und unterstützt bei Bedarf die Referenten.

 

Promaco Conventions glaubt, dass die regelmässige und zeitnahe Kontaktaufnahme mit den Referenten entscheidend ist für eine erfolgreiche Konferenz.

Unterstützung vor Ort

Geschulte und erfahrene Mitarbeiter betreuen den Empfang und werden auf die Bedürfnisse der Referenten, Sponsoren und Messe-Ausstellern eingehen. Die Mitglieder des Ausschusses können die Konferenz geniessen und müssen sich keine Sorgen über operative Angelegenheiten machen.

Finanzmanagement

Die Vorbereitung und das Management des Konferenzbudgets wird von Promaco Conventions in Verbindung mit dem Organisationskomitee durchgeführt. Dazu gehören der Erhalt der Gelder, der Kontakt mit den Banken und die Erstellung von regelmässigen Berichten. Es werden keine finanziellen Entscheide getroffen, ohne dass ein Komiteemitglied einwilligt. Promaco Conventions bereitet ein detailliertes Budget mit genauen Kosten für die Zustimmung durch den Ausschuss vor. Das Budget wird überwacht und gegebenenfalls überprüft.

Risikobewertung und Eventversicherung

Promaco Conventions erachtet es durchaus als sinnvoll, eine Versicherung für die Konferenz abzuschliessen. Die verschiedenen Optionen können gerne besprochen werden.

Risikobewertung ist ein wichtiger Bestandteil jeder Konferenz. Konferenzen werden durchgeführt, um Chancen zu nutzen. Damit verbunden sind jedoch Unsicherheiten und Risiken. Der Risikomanagement-Plan befasst sich mit dem Prozess des Risikomanagements und ermöglicht es dem Ausschuss, die Risiken frühzeitig zu identifizieren, zu kategorisieren, zu priorisieren und zu mildern.

Event-Evaluation

Für die Prüfung wird ein finaler Finanzbericht erstellt. Wir dürfen mit Stolz sagen, dass wir bereits mehrmals für unser klares System gelobt wurden. Wir führen auch Online-Umfragen und Evaluierungen durch, um uns stetig zu verbessern und die zukünftigen Veranstaltungen noch weiter zu perfektionieren.

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